実印登録の手順や印鑑証明書の取り方と有効期限
実印とは、印鑑登録したはんこのことを言います。
実印は、購入した店や価格ではなく、自治体に印鑑登録されているかどうかで決まります。既製品でも自治体の条件を満たす必要があり、同じ印影の製品が流通する点にも注意しましょう。登録資格や印影・素材の条件は住民登録先の案内を確認してください。渋谷区の登録できる印鑑の例
実印として登録された印鑑は、多くの重要な契約等の場面で使用・押印します。例えば、「不動産の売買」「契約書」「自動車の売買」などです。実印が必要な場面は、高額な取引をする際に多く、その信用性が問われます。
そのため、他人の実印を押印していないかどうか、その実印がその人に結びついた印鑑であるかどうかを確認・証明するために、実印と一緒に契約先等へ提出するのが「印鑑登録証明書」です。
実印(印鑑)証明書とは？
実印として登録された印鑑を押印する場面は、高額な取引、あるいはその人の信用性を担保することが必要な場面が多く、その印鑑がきちんと実印登録されたものであり、その人と結びついた、ただ1つの印鑑であることを証明するのが「印鑑証明」です。
印鑑証明のためには、その実印が「住んでいる市区町村に実印登録されています」という証が必要です。
その証として有効なものが「印鑑登録証明書」です。
印鑑登録証明書はどこで手に入れられるの？
「印鑑登録証明書」は、実印として印鑑を登録した市区町村の役所で発行してもらえます。 市区町村という信頼できる第三者機関が、「その印鑑が本人の実印として登録されたものである」と証明してくれるものが「印鑑登録証明書」なのです。
実印の登録手順
印鑑証明書を発行するためには、実印登録が必要です。実印の登録は、住民票を登録している市区町村で行います。
一般的に実印の登録に必要なものは、実印として登録する印鑑・身分証明書・手数料(自治体によって異なる)。
サイズ条件は自治体ごとに確認してください。例えば渋谷区では、印影が「一辺8mmの正方形には収まらず、一辺25mmの正方形には収まる」ことが条件です。直径8～25mmという一律の範囲ではありません。
登録が当日完了するかは本人確認方法などで異なります。渋谷区では顔写真付き公的証明書等で即日登録できる場合がある一方、照会文書による手続きでは日数がかかります。本人が印鑑登録する際の公式案内を参考に、必要書類と日程を確認しましょう。
印鑑登録証明書と印鑑証明書とは違うもの？
「印鑑登録証明書」は、一般的には「印鑑証明書」と言われます。車を買うときや不動産の売買をするときなどには「実印と印鑑証明書を用意してください」と言われますが、これは「印鑑登録証明書」のことです。
登録カードで簡単！証明書の取り方
それではこの「印鑑登録証明書」はどのように取得するのでしょうか。その取り方、手続き方法についてレクチャーします。
実印を印鑑登録すると「印鑑登録カード」が発行されます。 印鑑登録カードは、各市区町村でそのデザインが違いますが、基本的にはプラスティックカードで、そこに実印の登録番号が書かれています。
実印として登録した印鑑とこの印鑑登録カードで1つのセットになっています。 どちらか一方を紛失しても、その手続きも大変ですし、悪用される心配がありますから、大切に保管しなくてはなりません。
実印と印鑑登録カードはバラバラに保管するようにしましょう。
準備するもの
印鑑証明書を必要とするときには、印鑑を実印登録した市区町村の役所に行きます。 その際、持参しなくてはならないものがいくつかあります。
- 印鑑登録証（カード）
- 本人確認書類など、自治体が指定するもの
- 手数料（自治体・取得方法によって異なります）
発行の手続き・流れ
- 実印を印鑑登録した市区町村の役所に行きます。
- 役所には、印鑑登録証明書を発行してもらうために必要な事項を記入する用紙があります。その用紙に必要事項を記入し、カードと一緒に窓口へ提出します。
- 「印鑑登録証明書」が発行されたら、所定の手数料を支払って終了です！
窓口によって受付時間・本人確認・必要書類が異なります。例えば渋谷区の窓口請求の案内では、登録証等の持参や代理人請求の条件が示されています。来庁前に登録先の案内を確認してください。
自動交付機を利用するともっと便利に！
自治体の庁舎等に交付端末が設置されている場合もありますが、設置場所・稼働時間・利用できるカードは自治体ごとに異なります。過去に使えた自動交付機が現在も使えるとは限りません。
印鑑登録証とマイナンバーカードは別のものです。どの取得方法で何が必要か、登録先の公式案内を確認してください。
コンビニ交付を利用できる自治体では、対応するマルチコピー機で証明書を取得できます。市区町村が印鑑登録証明書の交付に対応していることが必要です。
発行・取得に必要なもの
実印は持参しなくていいの？
印鑑登録証明書の発行には、前述しました通り、印鑑登録カードと手数料の2つだけを準備すればOKです。実印は持参する必要はありません。
つまり、実印としての印鑑とその印鑑登録カードは、印鑑登録以降、一緒に使う場面はありません。ばらばらに大切に保管してください。
実印と印鑑証明書が両方必要な時は？
実印と印鑑証明書が両方必要な場面は、その実印を押印する必要のある時で、その印鑑が自分の唯一の実印であることを証明する必要があるときです。
印鑑証明書を取得するのに、「何に使用するか」などその理由は必要ありませんから、実印の重要性に比べて、あっさりと取得できます。
その分、その扱いには慎重にならなくてはいけません。実印の印鑑登録証明書は、理由もないのに取得をするようなことは絶対にしないでください。
お近くのコンビニでも発行できます
コンビニ交付は、自治体が発行する証明書を対応店舗のマルチコピー機から取得するサービスです。J-LISのコンビニ交付案内
現在はマイナンバーカード、またはスマホ用電子証明書を搭載した対応スマートフォンを利用します。利用者証明用電子証明書の有効性や端末・自治体の対応状況を確認してください。旧住基カードを使う案内は現在の取得方法として掲載していません。
コンビニ交付のための準備
コンビニエンスストアで実印の印鑑証明書を取得できるようにするには2つの準備が必要です。
- お住いの市区町村（実印を印鑑登録した市区町村）がコンビニ交付サービスを提供していること。 これは、地方公共団体情報システム機構が運営する下記サイトにて確認をすることができます。 「サービスを提供している市区町村」
- 有効な電子証明書を備えたマイナンバーカード、または対応するスマートフォンを用意し、利用に必要な暗証番号等を確認すること。印鑑登録も完了している必要があります。
マイナンバーカードの取得の仕方
マイナンバーカードはオンライン・郵送・対応する証明写真機等から申請できます。受取方法や必要書類、申請から交付までの日数は自治体と公式案内で確認してください。
郵送申請では交付申請書と顔写真等が必要です。申請書をお持ちでない場合も含め、マイナンバーカード総合サイトの申請・受取案内で現在の手順を確認してください。
オンライン申請は、申請書IDなど必要な情報を用意し、公式案内に沿って進めます。申請しただけで直ちにカードが使えるわけではありません。
■その他
スマートフォンによる申請、お近くにある証明書用の写真機からの申請も可能です。
詳しくは、こちら
コンビニエンスストアでの取得の仕方
利用できるのは、コンビニ交付に対応した店舗・マルチコピー機です。セブン‐イレブン、ローソン、ファミリーマートなどでも店舗やサービスの対応状況を確認してください。利用店舗・自治体を確認する公式案内
基本の利用時間は6:30～23:00ですが、自治体ごとの制限やメンテナンス等による停止があります。必要な日時に利用できるか、自治体とJ-LISの案内を確認してください。
- マルチコピー機で行政サービス・証明書交付を選びます。
- 案内に従い、対応するカードまたはスマートフォンを読み取らせます。
- 自治体を選び、必要な認証を行います。カード・スマートフォンの種類で操作順は異なります。
- 印鑑登録証明書と必要部数を選び、内容と手数料を確認します。
- 支払い後、証明書・領収書・カード等を取り忘れないよう回収します。
カード・Android・iPhone別の公式操作手順をご確認ください。
慣れてしまえばほんの数分。コンビニに立ち寄るついでに、実印の印鑑証明書も取得できるのは便利ですね。
登録した実印(印鑑)証明書の有効期限について
実印を登録して取得した印鑑登録証明書には、有効期限はあるのでしょうか？
証明書そのものに有効期限の定めがなくても、いつ発行されたものを受け付けるかは提出先が判断します。「一度取得すればずっと使える」とは考えず、吹田市の有効期限の案内も参考に、提出先へ確認してください。
しかし、印鑑証明書はその印鑑が実印として登録されたもので、実印がその人と結びついたものであるかどうかを証明するための書類。
そのため印鑑証明書を求められる際は、それを受け取る側が「発行から3ヶ月以内のもの」「発行から6ヶ月以内のもの」と指定をすることがあります。
必要とされる発行日・部数・提出期限を先に確認し、その条件に合う証明書を取得してください。「一般に6か月以内なら問題ない」という共通ルールはありません。
代理人による請求は、家族かどうかだけで判断せず、自治体の持参物・本人確認の条件に従います。登録者の印鑑登録証、代理人の本人確認書類、必要な情報などを事前に確認してください。委任状の扱いも、印鑑の新規登録と登録済み証明書の請求を混同しないようにしましょう。渋谷区の窓口・代理請求の案内
代理人は信頼できる方へ、必要な手続きと部数を明確にして依頼してください。手続き後は登録証と証明書を回収し、適切に保管しましょう。
家族以外であることだけを理由に代理請求できないわけではありません。制度上の請求条件と、登録証・証明書の管理は分けて確認してください。
印鑑証明書はとても重要なものですので、万が一のトラブルを回避するためには、自分で手続きをするかあるいは家族などの本当に信頼できる代理人にお願いするようにしてください。
いかがでしたでしょうか？
印鑑証明書の必要な場面、実印の登録や印鑑証明書の取得方法をご理解いただけましたでしょうか？
印鑑証明書を取得するのは思った以上に簡単であることがお分かりいただけましたでしょうか。実印の重要性やその重みから考えると、簡単に取得できるものです。
しかし印鑑登録証明書はその実印の有効性を証明する、非常に重要な書類ですから、理由もないのに取得するようなことをせず、提出する先にも何に必要なのかなぜ必要なのかを確認しておくようにしましょう。
