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代表者印の変更方法~再登録から変更前の印鑑の処理方法まとめ~
代表者印を変更する場合

会社設立の際に登録を行う代表者印(会社実印)。

長く会社を運営していると、代表者印を紛失・破損してしまったり、新しい会社印鑑に買い替えたりするなどの理由で、代表者印の変更が必要になることがあります

そこで、代表者印の再登録の手続きの流れや、これまで使っていた代表者印の効力や処分方法など、代表者印の変更の際に押さえておきたい情報をこのページにまとめました。

代表者印をやむを得ず変更しなければいけないという方も、新しい代表者印の買い替えを検討している方も、ぜひお役立てください。



代表者印の再登録の手続き

代表者印の変更手続きは、最初に代表者印を登録した時と同様、法務局で行います。

そして、変更の手順は、状況に応じて以下の2通りに分かれます。

  • 新しい代表者印を作成済
    印鑑(改印)届書を提出
  • 新しい代表者印を作成前
    印鑑・印鑑カード廃止届を提出
    →後日印鑑(改印)届出書を提出

これは、代表者印の登録・変更に必要な届け出が、以下のように分かれているため。
必要な届け出 申請の内容
印鑑(改印)届
  • 代表者印を新規で印鑑登録する
  • 印鑑登録済みの代表者印を改印(変更)する
  • 古い代表者印を廃止し、新しい代表者印に変更する
印鑑・印鑑カード廃止届
  • 代表者印を紛失し、廃止する
  • 印鑑カードを紛失し、廃止する

つまり、新しい代表者印が既に手元にあると、変更手続きは1度で済みます

そのため、買い替えなどで代表者印を変更する場合は、変更手続きの前に新しい代表者印を用意しておいた方が手間がかかりません

ただし、紛失等の場合は、新しい代表者印が作成できているかどうかに関わらず、できるだけ早く代表者印の廃止した方が安全

そこで、まずは代表者印の廃止手続きを行い、新しい代表者印の準備ができたら改めて再登録する形で変更しましょう。

まだ新しい代表者印を作成していない方は、以下も合わせてご確認ください。

代表者印の作成手順を確認

また、いずれの変更手続きを行う場合も、以下の2点が必要です。

  • 代表者個人の実印
  • 代表者個人の印鑑証明書

この他に、運転免許証などの身分証明書も持参しましょう。

代理人が代表者印の変更手続きを行う際は、代理人の認印公的身分証明書、そして代表者本人の実印を押印した委任状も必要です。

なお、代表者印の変更手続きは、早ければ15分ほどで完了します。


以上、新しい代表者印の変更手順をご説明しましたが、「変更前に使用していた古い代表者印はどのように取り扱えば良いのか」と疑問に思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、次の項目からは、変更前の代表者印の効力や、代表者印の変更後にやるべきことを確認していきたいと思います。


変更前に押印した書類の効力

代表者印を変更しても、変更前の古い代表者印の効力に変わりはなく、過去に捺印した書類が無効になってしまうことはありません

ただし、紛失等の理由でやむを得ない場合を除き、代表者印を変更する際はタイミングに注意しましょう。


例えば、何らかの契約の途中で代表社者印を変更してしまうと混乱の原因にもなるため、書類の作成中などに代表者印を変更した場合は、新しい代表者印で書類を作り直した方が良いでしょう。

また、変更の直前に交わした契約においては、念のため代表者印の変更にを取引先に伝えておくと、契約後のトラブル防止になります


代表者印の頻繁な変更は避ける

代表者印は会社の顔となる重要な印鑑。

そのため、基本的には代表者印は長く使い続けることを想定して登録します。

頻繁に代表者印が変更してしまうと、会社の信頼度にも影響しかねないため、紛失等がないよう、代表者印の取り扱いには十分に注意しましょう。


古い印鑑の処分方法

代表者印の変更手続きが完了し、古い代表者印を捨てる際は、印面が悪用されないよう、以下のような方法で加工してから処分します

  • 印面を削る
  • 印面を焼く
  • 印面に瞬間接着剤などを塗り、凹凸を無くす
  • 印面を塗りつぶす

印面を削る・焼く方法が最も安全ですが、石材やチタンなど硬い素材の代表者印の場合は、印面の凹凸を無くしてから塗りつぶす方法もあります。

代表者印の印面を加工した後は、自治体のルールに沿って廃棄してください。

ゴミ箱に捨てるのではなく、直接処理施設に持ち込むとより安心です。

また、ゴミとして廃棄するのではなく、印鑑供養に出したり、専門店で印面を彫り直して再利用することも可能。

このように、代表者印を変更する際は、必要な変更手続きと合わせて、これまで使用していた代表者印を適切に処理することが大切です。


以上が、スムーズな代表者印の変更の参考になれば幸いです。



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