法人実印の意味や使い方・紛失した場合の対処法も紹介

代表者印とは?用途や他の会社印鑑との違いを徹底解説
代表者印とは?
法人印鑑の種類の1つである代表者印は、ほとんどの方は使用する機会がない印鑑。

馴染みが薄いため「そもそも代表者印とは」「代表者印と実印は同じなのか」「認印や社角印、社印との違いは何か」という方も少なくありません。

そこで、代表者印の定義や用途、他の印鑑との違いをこのページで解説。

登録・変更の手順や紛失時の対処法も網羅しているので、これから代表者印が必要となる起業予定の方などにも役立つことでしょう。



代表者印(法人実印)とは

代表者印とは会社の代表者が確認し、記載されている内容が会社としての総意であることを証明する印鑑

会社設立時、法務局での登記の際に代表者印を登録することが多いため、「会社実印」とも呼ばれます。

代表者印の用途としては、企業間同士の書面のやり取りなど、重要な契約の際に押印することが一般的です。

代表者という名前の通り、印影の枠内には会社の名称と、「代表取締役之印」などの役職名が入っており、印影の文字を見れば誰が捺印したのかが分かるようになっています。

そのため、代表者印は、社内の中でも役職に就いている社員の方が使うことの多い印鑑と言えるでしょう。

使用するタイミング

代表者印を使用する主な書類は以下の通り。

代表者印を使用する代表的な書類

  • 不動産売買契約書
  • 登記申請書・委任状金銭消費貸借契約書
  • 根抵当権・抵当権・質権などの設定契約書
  • 連帯保証をする際の契約書
  • 官公庁への入札に関する届出書類
  • 企業買収など特に重要な契約書

上記のように、代表者印は、不動産取引や会社同士の契約の際などに押印します。

この他にも、先方の取引先や役所などから要求されることもあるため、代表者印は必要となった時にすぐに使用できるように保管をしておきましょう。


複数の所持は可能か

合同会社などを運営されている方の中には「代表者が複数いて、複数の代表者印が必要になる」という方もいらっしゃるかもしれません。

代表者印は役職に応じて複数作成することも可能です。

作成した代表者印のうち、どれか1本を会社実印として登録(詳細はこちら)し、その他の代表者印を認印として使用することができます。


個人事業主も代表社印を作るべきか

個人事業主の方の場合は、登記がないため、代表者印の作成は必須ではありません

ただし、認印(登録していない印鑑)として代表者印を作る方もいらっしゃいます。

事業所として業務に必要であれば、作成すると良いでしょう。


他の会社印鑑との違い

会社を運営する上で必要な印鑑には、様々な種類があります。

その中でも、代表者印との違いが分かりにくい言葉としてよく上がるのが「会社実印」「認印」「角印」「社印」など。

そこで、これらの印鑑と代表者印を区別できるように、違いを整理していきたいと思います。


基本的には代表者印=会社実印

会社を設立する際は、法務局に印鑑を登録する決まりがあります。

この時に登録する印鑑が、会社実印

必ずしも代表者印を会社実印として登録しなければいけないという規定はありませんが、代表者印を登録する場合がほとんどです。

そのため、基本的には「代表者印=会社実印」と考えて良いでしょう。


認印・角印・社印との違い

法人印鑑において、認印・角印・社印は基本的に同じ意味です。

詳しくご説明していきましょう。

認印とは

認印は、一般的に、登録していない印鑑のこと。

中でも法人の認印は、主に領収書などに押印する印鑑として、代表者印と合わせて業務で使用する会社も多いです。

また、代表者名が入った印鑑で、登録をしない印鑑は、この認印の1種に当てはまります。


角印とは

角印とは、印面が四角い印鑑のこと。

法人印鑑の場合、会社用の認印を角印で作成することが多いため、角印=会社認印を指すことも多いです。

一方、代表者印は印面が丸い「丸印」で作成することが一般的です。


社印とは

社印は、会社認印を指します。

そのため、会社認印=角印=社印と認識して良いでしょう。


会社を運営する際は、代表者印の他に、法人銀行印・認印・ゴム印(住所印)などの4種類をセットで作成し、用途に応じて使い分けることが多いです。


法務局での登記の手順

代表者印は登記登録をしている管轄の法務局で登録します



法人印鑑登録に必要な書類
  • 登録する代表者印
  • 印鑑カードの申請書
  • 印鑑届書
  • 代表者個人の実印
  • 代表者個人の印鑑証明
  • 代表者の公的身分証明証

気を付けるべき点は、登録できる代表者印に既定があること。

例えば、登録できる印鑑のサイズは、印影の直径が1cm以上3cm以内の正方形に収まる必要があるので、この大きさの範囲で代表者印を作成します。

また、代表者印は基本的にはシャチハタのようなスタンプ式ではなく、朱肉を使用する印鑑が必要です。

その他にも、字体(書体)などの代表者印作成のポイントがいくつかあるので、まだ代表者印をお持ちでない方は、以下も合わせてご確認ください。

代表者印を作る際のポイントを確認

また、会社として登録する代表者印の他に、代表者個人の実印と印鑑証明書も必要になるので、合わせて用意しておきましょう。


登録を変更する場合

登録した代表者印を変更する際は、代表者印を登録した法務局に変更届を提出します。

変更手続きの際に必要なものは、基本的に代表者印を登録した時と同様。

新しい代表者印の他、代表者の個人印や印鑑証明書、身分証明書も忘れないようにしましょう。


代表者が変わっても同じ印鑑を使用できる

「代表者印は、代表者が変わるたびに変更しなければいけないのか」と疑問に思われている方もいらっしゃいますが、代表者印は、会社設立の際に一度登録すれば、その後は紛失などをしない限り、同じ代表者印を使い続けることが可能です。

何故かと言うと、代表者印には基本的に個人名は刻印しないため

繰り返しになりますが、代表者印の印影に入るのは社名と役職名なので、代表者が変わっても、必ずしも代表者印を変更する必要はないのです。


印鑑の紛失または盗難にあった時の対処法

代表者印は、重要な契約時に使われる印鑑であるため、悪用されてしまった場合のリスクも高く、会社にとって大きな損失に繋がりかねません。

そのため、万が一代表者印を紛失してしまった場合や、盗難に気付いた場合は、迅速に対応しましょう。

まずは、印鑑登録を行った法務局に、できるだけ早く届け出ます

そこで、登録していた代表者印の効力を一度失効させると、新しい代表者印を再登録し、変更が可能です。


警察に届ける

法務局での代表者印の改印手続きと合わせて警察に届けることも推奨されています

もちろん、確実に出てくるという保証はありませんが、悪質なトラブルに巻き込まれた場合など、警察側も対応しやすくなるためです。


取引がある場合には取引先に連絡を入れる

直近で代表社印を使用するような取引が予定されているのであれば、取引先に連絡することも検討しましょう

必ず伝える必要はありませんが、取引の際に不備やトラブルがないようにするための配慮として大切です。


以上の情報で、代表者印へのご理解が深まれば幸いです。



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