会社印鑑の登録・変更
法人印鑑の登録手引き
会社印・法人印のことならおまかせ！
法人印鑑にはいくつか種類があり、その中には役所や銀行に登録が必要なはんこがあります。
- 一体どの法人印鑑が登録の必要があるのか？
- 登録はどのようにすればいいのか？
ここでは「法人印鑑の登録方法」にテーマを絞り、登録が必要な法人印鑑についてご紹介していきます。
実際に業務で関わることの無い印鑑だったとしても登録方法や役割などについては理解しておくと良いでしょう。
それでは、登録が必要な法人印鑑から整理していきましょう！
登録が必要な法人印鑑とは？
会社では日々さまざまな種類の印鑑が使われています。日本にある会社ならば、代表者印や銀行印、さらには角印やゴム印などが日常業務の中で使われています。
会社に入社したばかりの頃はそれぞれの印鑑が持つ意味や役割１つ取ってみても、分からないことが多いのではないでしょうか。
これら会社で使われるはんこの中には、「登録が必要な印鑑」と「登録の必要が無い印鑑」があります。それでは、登録が必要な法人印鑑はどれでしょうか？
登録が必要な法人印鑑は主に２つ。「代表者印」と「法人銀行印」です。
代表者印は会社の実印と呼ばれる印鑑。法人実印と呼ばれることもあります。銀行印はその名前の通り、銀行に届け出を出した会社印のこと。
代表者印は会社における実印
代表者印は会社の代表者の法人印鑑。法人設立の際に法務局に届け出た会社印が代表者印と呼ばれています。会社が対外的に結ぶ契約などに押印されます。対外的に会社の意思を示す重要な枠割を担っていることを理解しておきましょう。
会社の意思を示すための印鑑であるため、役割は各個人が持つ実印に近いといえます。
そのため、一般的に「代表者印は会社における実印」として認知されています。
代表者印は日本において、全ての会社に必要であり、法人印鑑の中で最も重要な会社印といえるでしょう。
お金を管理するための銀行印
法人銀行印は会社の銀行印としての役割をもつ会社印です。
私達一人ひとりが金融機関に口座を持ち、その口座に印鑑を登録する。これとほとんど同様の手順を経て登録される法人印鑑が法人銀行印なのです。
会社の大切なお金を管理する役割を持っています。会社のお金を扱うための会社印ですから、代表者印と同様に管理は厳重に行われなければなりません。
代表者印と銀行印における印面の特徴
会社で使われる法人印鑑の中で登録が必要な「代表者印」と「銀行印」ですが、この２つの印鑑には法人印鑑ならではの特徴があります。それは、印面のデザインと本体の形です。どちらも、一般向けとは異なるデザインや形のものが広く使われています。
印面のデザインは二重円になっています。これが、法人印鑑の最大の特徴です。
内側にある円の中には、印鑑の所有者の名前が刻まれています。代表者印であれば、「代表取締役印」や「取締役印」の文字が入ります。
内側の円と外側の円に挟まれたスペースには、会社名が刻まれます。先ほどの所有者名が縦書きなのに対して、会社名は円に沿って文字が彫られます。このデザインも法人印鑑の特徴の１つです。
そして、もう１つの特徴であるはんこの形。
一般的な寸胴タイプの法人印鑑だけではなく天丸タイプと呼ばれる形の法人印鑑が広く使われています。
もちろん、個人で使用する認印や銀行印、実印などに天丸タイプの印鑑を使用しても問題はありません。ただ、法人印鑑にはこの形が好まれています。
法人印鑑はどういった場面で使う？
会社で主に使用される４つのはんこ。「代表者印」と「銀行印」そして「角印」と「ゴム印」がどのような場面で使用されるのかをみていきましょう。ちなみに、前述のとおり前者２つが登録必要な印鑑、後者２つが登録しなくても使用できる印鑑です。重要な契約などに押印する代表者印
代表者印は経営者が会社を代表して意思を示すために押印されます。会社として重要な契約や国や自治体に発行する請求書などに用いられることが多いです。会社で使用される中で最も重要な印鑑です。また、印鑑登録されているため印鑑証明とセットで提出を求められるます。代表の意思を明確にするだけに、取り扱いには十分な注意が必要です。
日常的な業務の中ではほとんど触れる機会の無い会社印ですが、いざということには欠かせない法人印鑑ですので、その役割はしっかりと理解しておくとよいでしょう。
金銭を動かす銀行印
企業活動において法人銀行印が使われる場面は一般に使われている銀行印の場合と大きな違いはありません。預金を引き出すとき、振り込みを行うときなど。金銭の移動が伴うときに法人銀行印の押印が求められます。
手形や小切手を発行する際にも使われ、経理担当などに管理させることがあるので、代表者印とは別々に作るのが一般的です。
法人銀行印は金銭が動くときに必ず関わってきますから、代表者印同様に厳重な管理のもとで使用することが求められます。
日常業務で最も使用される角印
角印は「代表者印を押すまでもないけれど、会社の意思を示すために押印する必要がある」といった場合に重宝される印鑑です。公的機関への見積書や請求書などへは代表者印の押印が求められる場合もありますが、一般的には見積書や請求書などは角印で処理されます。
簡単にいえば、「認印としての役割を持つ法人印鑑」といったところです。
代表者印に劣るという印象を受けてしまいがちですが決してそんなことはありません。角印を押した書類にもしっかりとした効力があります。
法人印鑑のなかでは、頻繁に使われるはんこですので、多くの方に馴染み深いといえるでしょう。
定型文を押すのに便利なゴム印
会社の文書や郵便物の中で何度も出現する定型文があります。例えば、会社名や住所、電話番号などがこれに当たります。これらの文章を何度も何手書きするのは面倒。こんなときにゴム印が活躍します。
ゴム印は安価で加工が比較的簡単にできることが特徴です。この特徴を活かして、定型文のゴム印を作っておくことで単純な業務を効率化することができるのです。
いちいち朱肉に印面をつける必要の無いインク内蔵型のシャチハタなども人気のゴム印。会社にいればいくどとなくお世話になる印鑑の１つです。
用途や印面の内容などによって、「住所印」や「小切手印」、「宛名印」などと名称が変わってきます。ゴムは変形しやすく、他の法人印鑑に比べて消耗が激しいので、あらかじめ予備の分も購入しておくといいかもしれません。
代表者印（法人実印）の登録の流れ
代表者印を登録して、印鑑証明書を受け取るまでの一連の流れを整理していきましょう。代表者印は契約書に押印するだけではなく、印鑑証明書とセットで提出を求められます。そのため、代表者印の登録と証明書の発行はセットで行う手続きだと考えても問題ありません。
登記所へ登録する法人印鑑を届け出る
代表社印の登録は法人登記と同じタイミングで行われます。そのため、会社の営業所の所在地を管轄する法人登記所に届け出を行う必要があります。法務局や地方法務局に加え、支局や出張所など基本的にはどこでも問題はありません。
注意すべき点は「代表者印の登録には、届出書の提出と代表者個人の実印が必要」ということです。
届出書には会社の名前や住所などを記入するため、別段大きな問題無いと考えられます。代表者個人の実印が必要な点は忘れている人も多いため気をつけてください。
印鑑カードを受け取り必要書類と合わせて提出
登記所に届け出を行ったら、「印鑑カード交付申請書」に必要事項を書き、印鑑カード（登録証）を受け取りましょう。印鑑カードの発行は、会社設立登記を終えてからおこなえます。カードの発行が済んだら、実印登録は完了です。
無事、印鑑カードを受け取ったら印鑑証明交付申請書に記入を行いましょう。
内容に不備が無いかをしっかりと確認し、カードを合わせて窓口に提出してください。書類が無事受理されれば、印鑑証明書が発行されるはずです。
余裕をもった登録を行おう！
以上が代表者印の登録から印鑑証明書の発行までの一連の流れになります。
必要書類が多く、個人の場合と異なり法人ですと即日発行が難しいケースなども発生してきます。各種手続きには余裕を持って取り組むことがおすすめです。
また、代理人による手続きの場合には委任状など別途書類なども必要になってきます。
代表者が忙しく、代理人に登録・発行をお願いする場合には必要書類をしっかりと揃えて、無駄な手間がかからないようにすることが大切です。
登録変更の手続きについて
代表者印を紛失してしまった！
会社の代表が変わったので、代表者印も変更したい！
さまざまな理由で代表者印を変更しなければならない場合があります。
まずは、代表者印を変更する上で知っておきたい「代表者印とその法人印鑑の所有者に関する基礎知識」をご紹介。
その上で代表者印の登録変更の大まかな流れを３つのパターンに分けて簡単に解説をしていきます。
代表者１人に対して１つの代表者印を登録
代表者印の仕組みを理解する上で確実に抑えておいてほしいことがあります。それは「代表者１人に対して１つの代表者印を登録する」ということです。
どういうことなのか？例を用いながら説明をしていきます。同じ説明の繰り返しになりますがしっかりと確認していきましょう。
会社の代表取締役であるAさんが代表者印を登録したとします。
当然ですが、代表取締役のAさんが登録した代表者印はAさん以外が使用することはできません。これが、代表者１人に対して１つの代表者印を登録し、その本人しか使用することができないということです。
また、共同代表のBさんがAさんの登録した代表者印を自分も使用したいと考えた場合にはどうでしょうか。
もちろん、代表者１人に対して１つの代表者印なのですから、BさんはAさんの代表者印を自分の代表者印として登録することはできません。
代表が複数人存在している場合、代表者印を複数登録することは可能です。
しかし、一般的に会社に複数の代表者印が存在するのが面倒だと感じられるため、印鑑登録をするのは１人だけにする場合が多々あります。
それでは、この大前提を抑えた上で登録の変更が必要なパターンを3つみていきましょう。
代表者印を紛失、新しく購入した印鑑を登録する場合
紛失は登録変更の最も典型的な例だといえるでしょう。もちろん、大前提として大切な実印を紛失しないように管理することが大切です。それでも紛失してしまった場合にはすぐに変更の手続きを進めましょう。
具体的には代表者印の登録を行った登記所にて、再度、法人印鑑登録を行います。
１人に対して１つの代表者印が登録されるため、新しく登録を行うことで紛失した代表者印の登録は更新されます。
悪用などの心配がある場合は紛失に気づいた時点で一度担当者に連絡を入れると安心です。
退任等で代表者が交代した場合
代表が退任等を理由に代表ではなくなった場合、退任と同時に法人印鑑登録が消えます。新しく就任する代表の就任登記を行うのと同時に新しく代表者印の法人印鑑登録を行いましょう。共同代表が既に登録されている印鑑を使用する場合
例を用いて説明をしましょう。現在、X社の代表はAさん。代表者印を持っているのもAさんです。Aさんが代表を継続したまま、代表者印の使用を中止し、共同代表のBさんがAさんの印鑑を使用したいとします。
このようなケースの場合はAさんの印鑑廃止とBさんの印鑑届の手続きを並行して行う必要があります。
法人印鑑登録と同様に、印鑑廃止手続きにも専用の用紙がありますから、必要事項を記入して担当者に提出すれば完了です。
法人銀行印の登録の流れ
法人用銀行印の登録は基本的に、一般個人の方の銀行印の登録と同じ手順を踏みます。
したがって、金融機関に口座を開設する際に提出する書類に捺印を行い、印影を金融機関に提出することで手続きは完了します。
代表者印に比べると、手続きの流れも分かりやすく特にトラブルが生じる余地はありません。
登録した法人印鑑をしっかりと管理して紛失したり悪用されたりすることがないようにすることが何よりも大切だといえるでしょう。
以上で法人印鑑の登録の説明を終わります。おわかり頂けたでしょうか？
会社印鑑の登録は、法人登記と合わせておこなわれるため、個人の実印登録に比べると面倒に手間がかかるように感じられるかもしれません。しっかりと流れを把握して、登録に臨まれることをおすすめします。
会社印鑑の作成のポイントについてはこちら
