書類データに配置した電子印影の効力とは
電子印鑑の法的効力とは：押印が必要な文書を電子化する際の問題
電子印鑑とは、印影を画像データ化し、電子化した文書に印鑑を押印できるようにしたもの。
電子印鑑があれば、PDFやExcelなどで作成されたパソコン上の書類に印鑑が押印できるようになります。
一見便利そうですが、実際に電子印鑑を使用することをイメージしてみると、
「電子印鑑は、普通の印鑑と同じ効力があるのだろうか？」
「セキュリティ面ではどうなっているのだろうか？」
と気になることが出てくるかと思います。
もしも、電子印鑑と普通の印鑑が同じ効力を持つならば…、取り扱いには十分な注意が必要です。
このページでは電子印鑑を使用する上で、普通の印鑑を押印するときとはどんな違いがあるのかを徹底解説。
最後まで目を通していただければ、電子印鑑の効力や注意点をしっかりと理解していただけます。
まずは、そもそもどうして印鑑を押印するのか、その意味について見ていきましょう！
【はじめに】印鑑を押印する意味とは？
一言に「印鑑」と言っても、はんこの種類や押印する場面によって、印鑑を押印する意味に違いがあります。電子印鑑を安全に使いたいときは、そもそも電子印鑑の元になった印鑑がどのような役割や効力を持ち、そして印鑑を押印することにどのような意味があったのかを考えなくてはいけません。
会社で使われる印鑑の役割
会社で使われる印鑑としては以下のものがあります。それぞれの役割も併せてご覧ください。代表者印
会社内で最も大きな効力を持つのが、実印の役割を担う代表者印。会社のトップが契約に同意した証拠としての効力も持ち合わせる重要な印鑑です。会社印・角印
会社印（角印）は会社の認印としての役割を持ち、見積書や領収書などの書面に使われます。銀行印
銀行印は会社の預金を引き出すときや手形・小切手などに押印します。資金移動できる効力を持つ銀行印は厳重な管理が必要です。役職印
役職印は部長・課長など、役職名のみの印鑑で役職者の認印として使用されます。役職者の意思表示としての効力を持たせるには、必ず役職者だけが押印できるように管理することが必要です（会社の代表が使う役職印は代表者印と呼びます）。個人印
個人印は社員個人が社内で使う個人名の印鑑。朱肉を使う印鑑の他にも、シャチハタなどが使用されています。個人印は同姓の社員がいるケースがあることや、第三者が簡単に作成できてしまうため、実印のような本人確認としての効力は薄いです。スタンプ
日付が入った承認印や領収印など、業務で使うハンコ。印鑑を押印する意味と書面の電子化
書類に押印した印鑑は、普通の印鑑と電子印鑑のどちらの場合でも「確認済み・承認済み」という意味を持っています。契約書などの書類は朱肉を使って押印するのが一般的ですが、電子印鑑も同じ意味を持つというのなら、電子印鑑を配置したPDF書類のデータやWord文書に印影データを挿入し印刷した書類でも同様の効力を持っているように思えてしまいます。
本当に、一般的な方法で作成した契約書、文章と印影を電子化した契約書、そして電子印鑑を挿入し印刷した契約書は、すべて同じ効力があるのでしょうか？
では、その真実を探るべく、電子印鑑の効力や電子印鑑が使われた書面の有効性、そして朱肉を使って捺印した場合との違いを見ていきましょう。
電子印鑑には法的効力があるのか？自分で捺印した印影との効力の違い
実のところ、印影があってもなくても契約書自体の法的効力に違いはありません。とは言うものの、やはり印鑑が捺印されていない書類よりも、きちんと捺印されている書類のほうが信頼性は高まります。
では、パソコン上で処理できる電子印鑑は、普通の印鑑を捺印したときと同じ効力を持つのでしょうか？
電子印鑑の効力
2005年4月1日から施行されている「e-文書法」では、契約書を含む一部文書の電子化が法律で認められています。そのため、紙で契約書を作成せず、電子化した文書のみでやり取りをしたとしてもその契約は有効となります。もちろん、電子印鑑があれば電子化した契約書への捺印も可能です。
書面の電子化は徐々に広まりを見せており、今後は書面の電子化と併せて電子印鑑もビジネスの場でスタンダードになっていくと予想できます。
法律上、電子化が可能な文書については、下記ページを参考にしてください。
▶経済産業省 電子化が可能な文書
大幅なペーパーレス、そして業務短縮に電子印鑑はとても役立ってくれそうですよね。
…しかし実際は、電子印鑑は普通の印鑑と同じ効力を持つとは言えないのが現状です。
それは、
「目の前で印鑑を捺印した場合と比較すると、誰が捺印したのか分かりにくい」
ということが理由。
いくら電子化が認められたと言っても、重要な契約を結ぶ際には、ほとんどの場合、取引先と対面し、目の前で署名捺印することが一般的です。
取引先も文書の電子化を進めていれば、電子印鑑と普通の印鑑も同等の効力があるものとして認識されますが、そうでない場合は、やはり普通の印鑑を使うのがベター。
つまり、法的効力には違いがなくとも、やはり電子印鑑より普通の印鑑のほうが効力は大きいと言えます。
自分で捺印した印影との違い
電子印鑑と自分で捺印した印影との効力の違いは、電子印鑑がどの程度の機能性を持っているかどうかに大きく左右されます。実は、電子印鑑には、
- 印影を画像化した電子印鑑
- 印影データに作成者・使用者・タイムスタンプなどの情報を保存した電子印鑑
と、違いがあるのはご存知でしょうか。
単純に印影を画像化したものを張り付けた場合、どのように管理された印影なのか、誰がどのタイミングで書面に貼り付けをしたのかが分かりません。
一方、印影データに情報が保存されているものを使用した場合は、承認を受けた電子印鑑であることや、どのように捺印されたものであるのかが分かるようになっています。
単純に印影を画像化した電子印鑑は、使えないわけではありませんが、自分自身で捺印した印影と全く同じものとは考えにくいです。一方、後者の電子印鑑ならば、自分で捺印した印影と同じ効力を持たせることが可能です。
次の見出しでは、実際に電子印鑑を導入する上で注意するべきことについて解説します。
電子印鑑を使用する際の注意点
電子印鑑の仕組みの違い
ひとつ前の見出しで紹介したように、電子印鑑には大きく分けて2種類があります。新たに電子印鑑を導入する場合は、電子印鑑の仕組みの違いを理解し、どちらの電子印鑑が適切なのかしっかりと検討してください。印影を画像化した電子印鑑：特に重要でない社内文書におすすめ、印影の有無が重要となる文書には不向き
印影に情報が保存された電子印鑑：社内文書はもちろん、社外文書にも使用しやすい
また、すでに電子印鑑が導入されていて使用機会がある場合も、電子印鑑の仕組みの違いをまず確認し、どのような文書に使用するのが適切なのか判断しなくてはいけません。
取引先が対応してくれるかどうか
せっかく電子印鑑のシステムを導入しても、取引先が対応してくれないと意味がありません。取引先が電子文書での取引に同意してくれるか必ず確認しておきましょう。電子印鑑のセキュリティ
電子印鑑のセキュリティは、電子印鑑の仕組みによってかなり差があります。電子印鑑を使用する際は、どのように管理するのか、また個人印などを電子化して会社で一括管理する場合は、どのように管理されるのかを確認しておきましょう。印影を画像化した電子印鑑
簡単に印影の複製が可能で、無断使用されてしまう問題があります。印影を画像化しただけの電子印鑑を使用する場合は、電子文書のままメールで送信するのではなく必ず印刷するなどして対策が必要です。それでも機械でスキャンすれば印影が抽出できてしまうため、画像データの流出を防ぐのは難しくなっています。
印影に情報が保存された電子印鑑
使用者やタイムスタンプが保存されるため、セキュリティ面では安心できます。また、電子署名機能を兼ね備えたソフトで作成したPDFは、社外文書にも使用しやすく、さらに電子証明書と合わせて利用すれば法人登記などのオンライン申請にも利用できます。今後、幅広い文書の電子化を検討している場合は、やはりセキュリティ面がしっかりした「印影に情報が保存された電子印鑑」を使用するのがおすすめです。
では最後に、それぞれの電子印鑑の作り方と作成時の注意点を解説します。
印影の作り方と作成時の注意点
印影を画像化した電子印鑑
印影を画像化した電子印鑑は以下の方法で作成できます。注意点も併せてご覧ください。フリーソフトやWEBサービスを利用する
フリーソフトやExcel（エクセル）のアドイン、無料のWEBサービスなどを利用すれば、レイアウト済みの印影やパソコンフォントを元にした電子印鑑を簡単に作成することができます。【注意点】
PCの文字をそのまま印影にしたような電子印鑑は、誰にでも同じものが作成できてしまうというデメリットがあります。そのため、作成ソフトを使用した電子印鑑には印鑑としての効力はありません。もちろん公文書には使えません。
フリーソフトを利用して作成する場合は、画像を編集しあえて文字にゆがみを出すなどして、印影のオリジナリティを高めましょう。
印鑑ショップで印影画像を購入する
一部の印鑑ショップでは、ハンコを注文するときと同じように、電子印鑑として使用可能な印影画像を購入できます。鮮明でなおかつオリジナリティの高い印影画像が作成できるため、自作するのが不安な場合におすすめです。【注意点】
あくまで画像データとなるため、普通の印鑑と同様の効力を持たせることはできません。また画像データを繰り返しコピーすると、徐々に印影が劣化してしまいます。便利だからと画像ファイルをいくつもコピーして使うのは、セキュリティの面からも危険です。
印鑑の印影をスキャンして画像化する
また、この他に、手元にある印鑑の印影をスキャンして画像化し、電子印鑑として使えるようにすることもできます。パソコンフォントから電子印鑑を作成する場合と比較して、オリジナリティの高い電子印鑑が作成できることが特徴です。【注意点】
第三者が同じ方法で印影をスキャンし、スキャンした印影を元に印鑑そのものを偽造してしまう可能性があります。実印や銀行印をスキャンして画像化するのはおすすめしません。
印影を画像化した電子印鑑は、比較的簡単に作成できます。銀行印や実印以外に認印として使える印鑑を持ち合わせていないときは、この機会に認印を作成されることをおすすめします。
印影に情報が保存された電子印鑑
印影に情報が保存された電子印鑑は、有料パソコンソフトや有料WEBサービスなどで作成できます。印影を画像化した電子印鑑と比較すると、作成時もセキュリティが強化されていることが特徴。サービスの一例は以下をご覧ください。
Adobe Acrobat
PDF文書に対応。電子印鑑に承認済みのID情報を設定したり、電子署名（コメント）を記録できます。日付印など、業務に使用されるハンコのテンプレートがダウンロードできて便利です。パソコン決済
シヤチハタが運営するWEBサービス。セキュア&個人認証により、電子印鑑の改ざんや複製など不正利用が防げます。またオーダーメイドによる電子印鑑の作成にも対応しています。セキュリティ面はもちろん、電子印鑑としての効力が保証されたシステムになっています。電子印鑑は普通の印鑑とは違い、電子データをやり取りすればいつでも印鑑を押印できる利便性があります。しかし、普通の印鑑のように現物がないため、つい管理がおろそかになってしまうケースも。電子印鑑の取扱いや管理には十分に注意しましょう。
電子印鑑に効力を持たせるには、自社はもちろん取引先の企業が、どの程度電子化を進めているのか考えながら、本当に使える電子印鑑を導入することがポイント。ぜひこの機会に電子印鑑の知識を深め、スムーズでエコなビジネス環境作りに活用してみてください。
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